Archivierung von Akten und Dokumenten

Papier ist der Träger unserer wichtigsten Überlieferung. Im Bewusstsein der Mitverantwortung für unser kulturelles Erbe sind kirchliche Träger gehalten, kirchliches Wirken und Handeln in Vergangenheit und Gegenwart zu dokumentieren, indem sie ihre Überlieferung für die Nachwelt sichern. Ursprünglich im Rahmen des Verwaltungshandelns entstandene Dokumente werden so zu wichtigen Zeugnissen der Vergangenheit, zur historischen Quelle.

Auch wenn das papierarme Büro in kirchlichen Verwaltungen langsam Einzug hält, schreibt die Verwaltungsordnung der EkvW derzeit die Aktenführung in Papierform vor, bis die Langzeitarchivierung elektronischer Medien ausreichend gesichert ist. Papier ist ein jahrtausendaltes Medium und bietet den Vorteil ebenso langer Erfahrungswerte hinsichtlich seiner Haltbarkeit. Unterschiedliche Papierqualitäten, die im Laufe der vergangenen Jahrhunderte benutzt wurden, stellen dabei die Bestandserhaltung in den Archiven vor unterschiedliche Herausforderungen: Während das hadernhaltige Papier (aus Lumpen, Leinen, Hanf- und Flachsfasern) des 15. bis 19. Jahrhunderts recht alterungsbeständig ist, unterliegen die seit Mitte des 19. Jahrhunderts hergestellten holzschliffhaltigen Papiere einer schnellen Alterung. Säurehaltige Holzschliffanteile wie zum Beispiel Lignin führen bei der Oxidation (= Einwirkung von Licht, Luft, Feuchtigkeit und Wärme) zu Säurebildung und zum Celluloseabbau, somit zu schneller Alterung und Vergilbung und zum Papierzerfall. Abhilfe ist hier nur durch aufwändige Restaurierung möglich. Die großtechnische Entsäuerung von einem laufenden Regalmeter Archivgut kostet 1.000 bis 1.300 €. Entsäuerung bedeutet außerdem eine ökologische Belastung wegen des Einsatzes von Chemikalien. Erst seit den 1990er Jahren werden holzfreie Papiere hergestellt, die für die Langzeitarchivierung geeignet sind.

Aber nicht alle in unseren Verwaltungen anfallenden Dokumente und Akten sind auch dauernd aufbewahrungswürdig. Sogar ein Großteil der in den Registraturen erwachsenen amtlichen Unterlagen kann vernichtet werden, nachdem die entsprechenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Welches Schriftgut archivwürdig ist, regelt der Aufbewahrungs- und Kassationsplan der EKvW. Für die eigene Verwaltung, als Basis für Wissenschaft und Forschung sowie zur demokratischen Kontrolle des eigenen Handelns können auf diese Weise relevante Unterlagen aufgrund ihrer rechtlichen Bedeutung oder ihres wissenschaftlichen, geschichtlichen und künstlerischen Wertes ausgewählt werden. Diese Konzentration der Überlieferung ermöglicht letztlich auch, den Aufwand für Sicherung, inhaltliche Erschließung und Bestanderhaltung in wirtschaftlichem Rahmen zu  halten.

Fragen zur Archivierung beantwortet das Landeskirchliche Archiv der EKvW: www.archiv-ekvw.de