Papier als Überlieferungsträger
Papier ist der Träger unserer wichtigsten Überlieferung. Im Bewusstsein der Mitverantwortung für unser kulturelles Erbe sind die kirchlichen Körperschaften gehalten, kirchliches Wirken und Handeln in Vergangenheit und Gegenwart zu dokumentieren, indem sie ihre Überlieferung für die Nachwelt sichern.
Für die Haltbarkeit von Papier gibt es Erfahrungswerte
Auch wenn das papierarme Büro in kirchlichen Verwaltungen langsam Einzug hält, schreiben die Verwaltungsordnungen der Evangelischen Kirche von Westfalen (EKvW) und der Lippischen Landeskirche derzeit die Aktenführung in Papierform vor, bis die Langzeitarchivierung elektronischer Medien ausreichend gesichert ist. Papier ist ein jahrtausendaltes Medium und bietet den Vorteil ebenso langer Erfahrungswerte hinsichtlich seiner Haltbarkeit.
Nicht alles ist für die Ewigkeit
Aber nicht alle in unseren Verwaltungen anfallenden Dokumente und Akten sind auch dauernd aufbewahrungswürdig. Sogar ein Großteil der in den Registraturen erwachsenen amtlichen Unterlagen kann vernichtet (kassiert) werden, nachdem die entsprechenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Welches Schriftgut archivwürdig ist, regelt der Aufbewahrungs- und Kassationsplan der EKvW sowie die Kassationsordnung der Lippischen Landeskirche.
Fragen zur Archivierung von Schriftgut beantworten das Landeskirchliche Archiv der EKvW (www.archiv-ekvw.de) sowie das Archiv der Lippischen Landeskirche (www.lippische-landeskirche.de/446-0-13).
Aufbewahrungs- und Kassationsplan der EKvW, Kassationsordnung der Lippischen Landeskirche
Für die eigene Verwaltung, als Basis für Wissenschaft und Forschung sowie zur demokratischen Kontrolle des eigenen Handelns können mithilfe des Aufbewahrungs- und Kassationsplans der EKvW sowie der Kassationsordnung der Lippischen Landeskirche relevante Unterlagen aufgrund ihrer rechtlichen Bedeutung oder ihres wissenschaftlichen, geschichtlichen und künstlerischen Wertes ausgewählt werden. Diese Konzentration der Überlieferung ermöglicht letztlich auch, den Aufwand für Sicherung, inhaltliche Erschließung und Bestanderhaltung in wirtschaftlichem Rahmen zu halten.